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电子消息可能与税收有关,构成商业信函或证明公司的权利和义务合理。 示例包括预订说明,发票,合同文件,产品规格,日志等。 因此,电子邮件应按照德国商业代码(HGB)和德国税收代码(AO)进行存储。 许多公司倾向于将除垃圾电子邮件之外的所有电子邮件通信存档。 但是,此归档以两种不同的方式实现:

  • 用户驱动的电子邮件归档:在这里,用户决定将哪个电子邮件存储在哪个索引值所在的归档区域(文件结构,区域归档等)中。 电子邮件存档系统可以通过自动索引支持它。

  • 系统驱动的电子邮件归档:在此过程中,归档将基于规则自动运行,而无需用户干预。

因此,用户和系统驱动的邮件归档可满足不同的要求。 在实践中,它们通常相互补充,但是只有系统驱动的归档才能确保法律上的完整性要求。

E-Mail-Archivierung birgt rechtliche Risiken
电子邮件归档涉及法律风险
照片:violetkaipa-Fotolia.com

相关邮件

用户的常见问题是相关电子邮件和无关电子邮件之间的分隔。 对于发票或过帐凭证,此决定相对简单,因为有义务保留记录。 通讯更加困难:用户通常无法评估包含已接收或已接收对帐单的电子邮件是否与公司相关。 有时,相关性仅来自电子邮件通信过程:如果收件人已将发送的电子邮件归档到电子文件中,并且收到了收件人的答复,则可能还必须保存该答复。

在实践中,此过程通常会导致在邮箱或公共目录中创建文件夹层次结构。 然后,相关电子邮件仅不规则地登陆或根本不登陆电子文件。 为了应对这种荒野和混乱,说明和功能很有用,可确保结构化的归档并减少相关的工作量。 这些包括例如默认值或在索引字段中包含电子邮件字段。 建议将用户驱动存储与系统驱动存储结合使用,例如,如果出于风险考虑要确保完整性的话。

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