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许多IT部门已经在即将到来的日历年度进行预算。 但是,甚至更早的计划,例如服务或许可协议的扩展,也必须在早期阶段进行准备。 我们的经验表明,合同谈判正在增加,尤其是从三月到六月。 考虑到已经是中型的公司应该计划三到六个月的时间来准备大型合同的准备和合同谈判,因此许多许可证管理器和IT经理现在会出汗。 通常这是一项神奇的任务,以更低的成本获得更高的性能。

这不是经济原则-还是没有决策规则-会被忽略。 而且,通常会忽略自上次合同以来提供商对价格进行了部分调整的情况。 对于不可避免数量的设备,这不可避免地导致价格上涨。 另外-管理层和IT管理层通常都忘记了这一点-在制定任何增长计划时都要考虑到这一点。 IT高管聘请管理人员或CFO完成“与三年前相等的比例减去5%”的情况并不少见。 在这种规格中,未考虑所使用产品的平均价格上涨7%和员工人数的增加(因此要配备软件的职位数量增加15%)。

  1. 有关许可证管理的一切
    太多的许可证会花费不必要的金钱,很少的许可证会带来法律上的麻烦。 与许可证管理的永恒交叉。
  2. 1.确定负责人
    Aagon指出,进行有效许可证管理的第一步不是购买合适的工具。 任命一位负责任的负责任的许可证经理,在公司中建立必要的流程,不断对其进行审查,并与管理层合作,对它们进行调整,这一点更为重要。
  3. 2.整合您的软件
    公司中软件程序的多样性越少,相应许可证的管理就越容易。 当然,合并不应以生产力为代价,Aagon警告。 但是,例如,将其限制为PDF工具,可以节省大量系统管理和支持工作。
  4. 3.集中采购
    Aagon建议,应始终从公司的中心位置购买软件。 因此,她无法通过诸如费用报告之类的弯路进入公司。 此外,只有中央软件采购商才有机会检查现有的或可能的替代软件中是否仍存在免费许可证。 不用说,以这种方式大大简化了许可证记录和数据载体的管理和控制。
  5. 4.注意正确的许可
    先进的技术在于为各个公司情况选择最佳的许可形式。 Aagon警告说,这并不总是最便宜的价格,并举了一个例子:在Microsoft Office,一些公司试图购买便宜的家庭和企业许可证,而不是批量许可证。
  6. 5.将许可证集成到客户端管理中
    单一采购流程也需要集中控制的安装流程。 最好使用专业的客户管理系统(CMS)来实现。 其清单功能定期提供有关公司中安装的每个软件的最新数据,然后许可证管理可以以许可证余额或合规性检查的形式与存储的许可证包进行比较。
  7. 6.分别将开源和二手软件分开
    公司中使用开源软件或共享软件可能会非常昂贵。 例如,使用MySQL数据库的公司通常会忘记商业环境中存在许可证要求。 因此,许可证管理者还必须检查并确定开源软件的许可条件。 同样适用于使用过的软件:同样,建议分开标识许可证-特别是因为法律情况尚不清楚。 这有助于更好地评估潜在再许可的风险。
  8. 7.安全存储许可证证书和数据载体
    Aagon说,在用户办公室甚至家庭办公室中,许可证证书和数据载体都没有丢失。 与许可证有关的所有文件应集中存储在安全,防火的位置,只有授权人员才能使用。
  9. 8.提高员工的意识
    每个人都必须清楚许可证管理为什么对公司很重要,对他们自己的工作也很重要。 实际上,这种知识本身应该阻止员工携带自己的软件并将其安装在计算机上-公司对此可能承担责任。 一种负责任的企业价值方法软件许可证还必须“从头开始”。
  10. 9.关闭公司和员工协议
    Aagon建议任何公司就个人使用工作站PC和Internet签订公司协议和/或员工协议。 鉴于德国目前的法律状况,管理咨询公司认为不受欢迎的措施才有意义:应严格禁止私人使用PC和Internet。
  11. 10.验证您的许可证状态
    单独固定许可证管理或在合作伙伴的帮助下进行固定管理的人员,可以由主要软件制造商证明其正确性。 例如,来自Microsoft的证书确认,从供应商的角度来看,有效建立了客户的许可证管理,并且公司已获得适当的许可证。 有了这样的证书,客户就可以安全使用一年,然后再对发行提供商进行许可证审核。

建议IT经理和许可证经理在与管理层进行安排之前,收集有关当前情况的相关信息。 在任何情况下都不得根据不确定的信息达成预算折衷方案。 在我们监督的项目中经常显示,这种无法实现的承诺后来会引起眼泪,尤其是导致椅子。

在努力和收益之间达到最佳

因此,我们建议IT经理在对管理的承诺进行之前,在准备过程中以及在许可证谈判的框架内,设置极端原则(也称为最佳原则)。 目标是在使用的资源和期望的收益(它们自己的目标)之间实现最佳平衡。 这种方法不仅直接针对货币价值。 而是必须针对当前使用和将来使用权的优化使用。

在Microsoft许可证范围中,用户可以在客户端访问许可证(CAL)区域中选择一个示例。 微软此时提供了一些套件(产品捆绑包),这些套件当然可以为您自己的公司带来好处。

Microsoft CAL

近年来,Microsoft已经开发了一种全面,整体和优化的模型,可以通过各种分销渠道和许可程序成功营销自己的产品和服务。 就用户之间的差异化和价格就绪程度而言,绝对的销售推动力是CAL(客户访问许可)。 这不是软件,而是包含使用权的独立许可证。 CAL通过访问服务器获利。 这意味着所用服务器的总价取决于访问选项的数量。 可以按用户或按设备采购CAL。 还有其他CAL形式,用于管理合作伙伴或第三方的访问。

该服务器CAL模型还导致采购实际服务器的起始价格较低。 该模型的替代方案是服务器成本较高或基于使用的处理器的许可费用,这将使CAL过时。 服务器CAL概念允许Microsoft之类的提供商参与用户的增长。 随着访问服务器的人数和设备数量的增加,所需的CAL数量也随之增加。 另一方面,如果数量减少,则访问权限将定期被破坏。 如果使用了新一代服务器,则需要新一代的CAL。

CAL不是机器上的位和字节,而是使用权。 这些使用权还规定了服务器的哪些功能可以使用,哪些不能使用。 因此,Microsoft具有对应服务器的“标准”和“企业” CAL。 标准CAL通常仅允许基本的核心使用权利。 例如,对于SharePoint Server,这是简单的内容管理。 如果用户想要使用更广泛的功能(例如Excel服务)-并且规则表明他想要并且想要-则需要附加CAL。 Lync还有另一个第三级,即Plus CAL,它涵盖企业语音功能。

两间套房

Microsoft提供了两个客户端访问许可证(CAL)套件。 通过“ Microsoft Core CAL Suite”和“ Microsoft Enterprise CAL Suite”,可以从Microsoft访问许多服务器产品和联机服务。 示例包括Windows Server,SharePoint,Exchange和Lync。 企业CAL Suite包括Core CAL Suite的所有组件。 CAL Suite代表一个许可证,该许可证提供使用多个单独产品许可证的权利。 与其他Microsoft CAL一样,CAL Suite可以按用户或按设备授权。

CAL Suites应该简化许可。 这些基本上是单一许可证。 这些内容不得在用户或设备之间共享。 CAL套件还包括与服务/许可证等效的使用权利。 例如,Enterprise CAL Suite提供对多个Management Server产品和多个Online Services订阅的权限。 对于特定产品或在线服务,此处具有与单独许可相同的使用权。

利益来自组合

但是,CAL Suites的好处不是由于Microsoft通过产品捆绑提供的金钱优势以及由此带来的客户忠诚度的提高,而是真正的收益来自产品组合使用。 尽管这对于单个CAL也可行,但在这些情况下特别有效。 例如,Exchange 2013通过站点邮箱和法规遵从性eDiscovery提供了与SharePoint 2013和Lync 2013更好的集成,这些电子发现功能使组织能够履行其法律义务,例如复制电子存储的信息。 例如,通过eDiscovery Center,您可以集中搜索任务的内容(例如Exchange,SharePoint网站中的邮箱内容或已存档的Lync内容)并将其放入法规遵从性存档中。

为了使用这些功能,需要相应的使用权。 如果在许可谈判之前和签订合同之前考虑了这种情况,则用户可以受益两次或三倍。 一方面通过打折,另一方面通过更换第三方解决方案和计划安全性。