机器人过程自动化常见问题解答:关于RPA,您一直想了解的知识

Anonim

什么是RPA?

机器人流程自动化(RPA)是一种软件技术,可自动执行前台和后台的流程。 RPA(有时称为软件机器人或漫游器)模仿人们如何操作计算机,使用应用程序和执行流程。 通过模仿通过应用程序用户界面的用户输入,消除了对应用程序界面的昂贵编程。 RPA不会干扰现有系统或公司的IT基础架构,也不会更改应用程序。 因此,无需花费昂贵的投资来适配软件。

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您一直想问有关机器人过程自动化的问题…
照片:iQoncept-Shutterstock

软件机器人如何工作?

该软件机器人模仿人类用户的行为。 为此,他登录了各种应用程序并执行了以前由员工执行的任务。 通常,这些操作是重复性的常规操作,例如移动文件和文件夹,复制,粘贴和比较数据,填写表格或从文档中提取结构化和半结构化数据。

软件机器人的智能程度如何?

软件机器人是在专家的帮助下设置的,并在定义的流程中工作。 因此,它们仅具有工作流中设置的规则所允许的智能。

但是,未来将属于所谓的认知RPA系统。 基于人工智能(AI)的算法,RPA的应用可能性得以扩展,因此软件机器人可以处理很大程度上独立的过程,而无需针对特定过程进行预配置或编程。 您将能够像人一样自动理解文本文档的内容,分析人的语音并直接与人互动。

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  1. 保持简单-错误的入门级流程
    实施RPA项目时最常见的错误是选择错误的流程。 “错误”表示开始时过于复杂或过于具体。 建议为RPA输入选择一个简单的过程。 这使成功更加重要。
  2. 需要输入! 但是请数字
    选择正确的流程时,首先要看的是数据。 为了最大程度地减少人与人之间的互动,基础数据当然应尽可能地数字化。
  3. 结构化数据:订单必须
    当公司将半优化流程数字化时,当时的Bitkom总裁Thorsten Dirks在2015年IT峰会上做了非常详尽的描述。 “组织先于自动化”也适用于RPA,因此数据应尽可能结构化。
  4. 文字跳动图像
    关于确定RPA输入正确过程的数据的另一点说明:使用RPA处理文本和基于数字的数据比使用图像信息更容易。
  5. 优势标准
    标准化IT流程的优势是多方面的。 关键字包括成本效率,高质量的安全IT,透明的监视和报告等。流程越标准化,就越适合RPA录入。
  6. 稳定性是关键
    稳定性不应与停滞相混淆。 对于RPA,稳定的过程非常重要。 该软件用于处理结构化的业务流程。 她像一个人那样努力工作。 如果过程稳定,则很少或不需要人工干预。
  7. 批量生产-选择大批量生产
    过程越频繁,RPA带来的缓解就越大。 由于员工通常对首次使用RPA持怀疑态度,因此,即使员工接受了机器人技术,该流程也会帮助大量工作。
  8. RPA作为bean计数器? 当然可以!
    容易出错的过程通常是单调的活动,总有一天会渗入著名的Schlendrian。 但是对于RPA没有单调。 如果过程容易出错,他们可以更好地利用自己的优势!
  9. 球队获胜
    大多数公司都采用自动化策略。 应该由一个捆绑信息并在各个业务部门之间引入RPA的中央团队进行跟踪。 没有分享学习信息的小组注定要重蹈他人的覆辙。
  10. 策略:下一步是什么?
    嘲讽者说,最重要的是,一项策略决定了不应该做的事情。 自动化策略具有明显的优势:一旦建立了机器人流程自动化,就将新的应用可能性视为理所当然,借助该策略,团队可以决定要优先处理的流程。
  11. 包括内部IT
    RPA的一个优点是它可以由部门发起。 但是自动化影子IT并不是目标。 即使项目由部门管理:RPA的实施也需要IT支持。

是什么使RPA与宏,屏幕抓取或脚本不同?

宏是一个简短的代码序列,必须反复手动启动才能执行单个任务。 常见的宏是键盘和鼠标快捷键以及文本替换。 脚本与宏紧密相连。 “脚本”是执行特定过程或一组任务的一系列计算机代码的通用术语。

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与宏和脚本相比,软件机器人可以使用更复杂的逻辑进行操作,并可以在不同应用程序中执行跨应用程序的过程和任务,而无需访问数据库或接口。 您可以在最佳时间访问多个系统,并根据内容和持续时间获取信息并执行操作。

此外,大多数企业RPA工具在治理上都非常重视,而宏或脚本则无法实现。 机器人流程自动化不仅仅是宏或代码行的概述。

屏幕抓取与捕获屏幕有关。 它用于捕获Web表单中的特定信息并将其放置在适当的字段中。 尽管与原始屏幕抓取方法的外观相似,但是RPA工具可以用作“读取”信息的几种方法之一。 但是,它们在功能方面要先进得多,并且为企业部署提供了更加成熟,灵活,可扩展和可靠的方法。

RPA和业务流程优化之间有什么区别?

RPA是可在基于桌面的应用程序中自动执行大量手动任务的解决方案。 RPA旨在通过重复执行的日常任务来减轻员工的压力,并提高公司的效率和生产力。

业务流程优化(BPO)涉及流程的分析和改进。 也就是说,它分析公司中事件或任务的每个顺序,以提高效率。 通过重组或自动化或完全改变其功能来优化流程。

为什么RPA当前如此流行?

当前,数字化和提高效率是每个公司的最大主题。 RPA平等地服务于两个方面:它使您可以轻松地进入业务流程的数字化,同时更加高效地提供各种办公室和管理,销售以及相关任务。 RPA的特殊优势是成本和时间减少。 此外,还可以避免人为错误并缩短对客户要求的响应时间,从而提高质量和生产率。

RPA是职业杀手吗?

显然没有! RPA使员工摆脱了繁琐的日常工作。 员工的专有技术不会浪费在机器人可以做得更好的活动上。 员工可以将他们的专业知识集中在需要人的力量的更复杂的活动上,例如: 情商,推理,判断。 另外,由于德国缺乏熟练工人,由于工作自动化,很少有员工被解雇。 相反,自动化为更多的增值活动创造了空间。

目前,RPA的典型用例是什么?

典型的应用场景包括采购订单和客户查询的处理,数据传输的实现,工资核算中主数据的结算和更改,表格输入,客户数据维护,状态消息和调度通知,投诉管理或索赔处理。 最终,RPA自动化是关于遵循重复规则和明确说明的结构化流程。

您如何知道某个流程是否适合RPA?

借助诸如过程挖掘和过程记录之类的工具,可以快速识别适合自动化的过程,因为这些工具能够分析过程。 他们认识到RPA自动化在哪里有意义,或者由于任务的复杂性,软件机器人是否在今天至少不如同事。

通常,特别适合RPA自动化的过程是

  • 是劳动密集型的

  • 手动比例很高,因此特别容易出错,

  • 根据结构化的输入数据,

  • 交易量中等到高

  • 有长期的

  • 在接下来的几个月内没有计划进行任何更改,

  • 基于规则,即流程基于明确的决策标准,

  • 已经标准化,因此执行中没有太多变体。

我可以从RPA部署中获得什么结果?

自动化有助于创建更高效​​的业务流程和更好的客户服务。 例如,使用RPA,公司可以期望更高的收入,更高的客户满意度,更高的数据质量,更低的合规风险,更低的成本,显着减少的错误和返工以及更高的员工满意度。

引入RPA解决方案需要多长时间?

由于RPA解决方案通过应用程序的用户界面模拟员工的用户输入,因此无需花费大量时间对应用程序界面(API)进行编程。 经验表明,从计划到调试,流程可以在两到六周内实现自动化。

选择RPA解决方案时应考虑什么?

现在有许多RPA软件解决方案,其中一些是相似的,但在某些属性上也有很大不同。 因此,建议仔细检查公司对软件和供应商的要求以及自动化系统必须提供的功能。

重要的是解决方案

  • 提供云部署选项和虚拟机,以实现高度的灵活性和可扩展性

  • 为用户友好型应用程序提供了对不同表示层技术的良好支持,

  • 可以配备生产和登台环境,

  • 在中央数据库存储库中提供凭据和执行日志

  • 受高安全性加密和SSL协议保护,

  • 如有必要,可以管理大量的软件机器人和

  • 具有高度弹性的可伸缩性。

另外,例如,存在所谓的记录器功能,其允许记录过程框架,从而缩短实施时间。 当大规模使用时,该解决方案应提供适当的集中控制组件,测试和故障排除工具和/或许可选项。

RPA是否满足企业软件体系结构的要求?

面向企业的RPA现在是一个软件平台,可以满足企业IT在安全性,可伸缩性,审核合规性和变更管理方面的所有需求。 由于RPA通常用于关键业务流程,因此RPA技术的核心控制组件早已具有公司期望并从企业范围内部署的软件中了解的所需功能。 从用户管理中角色概念的创建和管理,发布管理,通过机器人实时监视进行报告,警报,日志记录,审核到工作负载和资产管理。 这使企业RPA技术能够满足企业软件的最高级别的安全性,合规性,可扩展性和弹性。

在RPA中,您需要考虑哪些访问权限和许可证?

由于软件机器人必须完全自主地执行分配的任务并可以访问各种软件应用程序和数据,因此必须在人力(员工登录)和机器(机器登录)的访问权限之间拥有专门的角色概念。有所不同。 即使在今天,许多公司仍将“对话用户”和“系统用户”区分开。

必须定义软件机器人执行其工作所需的访问权限和凭据,并将其存储在授权数据库中。 命名约定,职责,用户和授权管理与“员工授权”相同的要求也适用于“虚拟助理授权”。

如何将RPA集成到企业软件体系结构中?

RPA机器人在集中的,联网的,支持IT的基础架构上进行部署,计划和监控,以确保事务完整性,符合企业安全模型以及符合企业业务连续性计划的服务连续性。 由于它们的高集成能力,RPA系统不需要将复杂的系统集成到现有IT基础架构中。

长期使用RPA解决方案时,我应该注意什么?

总的来说,RPA使公司能够战略性地发展业务并在长期内提高企业价值。 但是,要做到这一点,公司需要开发并扎根于组织内部,自我维持且可扩展的RPA专业知识,以操作和维护机器人。 关于RPA供应商的选择,主要关注的是供应商可以快速地使过程格局的变化适应软件机器人并提供持续的产品改进。 从长远来看,维护工作也应尽可能少,以使RPA能够获得回报。

如何确保和监视RPA解决方案的正确运行?

智能调度系统可用于通过根据需求和优先级管理可用性来优化机器人生产率。 RPA的关键安全管理功能包括详细记录每个用户的操作和执行的每个任务,以及详细的审核跟踪。 为了检测错误,而且还检测欺诈或其他破坏机器人工作的尝试,将对每个机器人执行审核日志。 这样就可以随时了解对机器人进行了哪些更改以及何时进行了更改。