指导会议文化:高效会议的提示

Anonim

根据《哈佛商业评论》的一项民意调查,有71%的高管认为会议效率低下且效率低下。 但是问题的一部分甚至可能不是会议本身,而是经典会议文化的社会规范。

Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter ermutigen, während Meetings aufzustehen und sich zu bewegen.
企业应鼓励员工在会议期间起身走动。
照片:JP WALLET-shutterstock.com

因此,当今大多数会议室都配备了一张长桌子和十几把办公椅。 这样的环境不会邀请您发挥创造力,而是发出信号一致性,单调性和静态性。 只需进行一些小改动就可以打破这种经典模式,并为与同事的会议带来更多的效率,动力和多样性。 这里有三个技巧可以帮助提高会议效率。

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1.提高效率:缩短会议时间

工人通常将工作日分为30或60分钟,这高估了他们达到设定目标所需的时间。 因此,从字面上避免了“小时”会议。 相反,对于经典的状态会议,最好仅阻塞15分钟以快速浏览要点。 在战略会议上,高管应首先设定前两个或三个目标,并使用白板跟踪团队会议的进度。 您所要做的就是安排超过45分钟的时间,并给您的同事15分钟的时间来安排下一次约会。

2.更多动力:取消经典座位安排

2018年,Apple首席执行官蒂姆·库克(Tim Cook)在整个公司引入了符合人体工学的独立工作场所,以促进员工健康。 这种企业文化应扩展到会议室。 华盛顿大学科学家进行的一项研究表明,在参加者可以站在中间的会议中,员工对工作的兴趣比在专门开会的会议中更为激动。 此外,工作场所的运动大大增强了专心的能力。 这就是为什么企业应该鼓励员工在会议期间站起来走动的原因之一,无论是长时间的集思广益会议还是上一季度业绩摘要。 为此,例如,可以在现有会议室中增加可调高度的家具。

增加讨论动态的另一种方法是举行简短的步行或常设会议以讨论一周的优先事项。 如果员工将办公桌留在两者之间,而使日常工作分心,则他们可以更好地专注于团队讨论。

3.种类更多:会议并不总是在同一地点

每当每次团队会议使用相同的位置时,员工都倾向于陷入标准化的会议模式。 例如在例行更新会议中,此“自动驾驶仪”不必一定很坏。 但是,在讨论复杂问题和开发快速周到的解决方案时,关闭自动驾驶仪很重要。 将某些会议转移到经典会议室之外的位置是一个好主意,以便在新的环境中发展新的想法和观点。

管理者必须愚弄它

为了充分利用新的会议文化,领导者需要树立榜样,否则员工可能不会感到无权改变自己的行为。 企业应该制定官方政策来支持工作日的活跃,例如安排长时间的会议休息。 在会议上,高管还应明确鼓励其团队起身并移动并表彰那些干劲十足的人。


  1. 面部表情,手势或态度会对会议的信誉和影响力产生重大影响。 但是,很少有人意识到这一点。 这是有关在会议中查找内容的四个提示。
  2. 提示1:打开姿势
    保持开放的姿势,并保持镇静,不要太宽大。 注意不要进行过多的剧烈动作。
  3. 秘诀2:眼神交流
    身体始终面对伴侣。 如果您有多个联系人,请与您当前联系的人联系。
  4. 提示3:注意
    发出兴趣和注意力-积极倾听,点头同意,保持眼神交流,让您的谈话对象结束。
  5. 提示4:询问
    如果您有意识或无意识地感知到您现在无法理解的事物,这些事物对您而言尚不明确和明确,请要求您避免误解,偏见和潜在冲突。

会议是团队合作不可或缺的一部分。 为了推进项目和解决问题,员工需要定期沟通。 但是,没有必要将它们强加到无法提高生产率的环境中。 当领导者脱离一些经典的会议规范时,他们可以使所有参与的会议变得更加愉快,高效和高效。